一、归档文件材料必须准确反映学校活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。

二、归档文件收集要齐全、完整、准确，坚持应归尽归、应收尽收，全面反映职能面貌，剔除重复和无参考价值的文件，将突出记录和反映本单位工作职能的文件作为归档主线，不需要办理和执行的普发文件不归档，作参考资料留存。

三、文件材料整理要严格鉴定、有效分类、合理组卷、有序排列、正确编码、精细编目、科学编号、规范装订，数字化处理符合相关规定。

1.鉴定：对文件材料中记录内容的真实性进行审核，确保归档的文件材料为原件，且内容无误、盖章落款完备；根据归档范围和保管期限表对文件材料保存价值进行判断，剔除不需要归档的文件。

2.分类：采用年度—机构（问题）—保管期限分类法，不同年度的文件材料原则上不得一起立卷，一般文件材料归入文件形成年度；按学年处理的文件，归入教学年度；涉及多部门形成的文件，归入主办部门。

3.组卷：按照文件材料的内在联系组卷，原则上每卷不超过200页，当问题比较单一，文件材料较少，又不便于一起归类时，可立薄卷。

4.排列：按时间结合事由排列，同一事由中的文件，按先后顺序或重要程度排列，密不可分的文件材料应放在一起归档。

5.编码：卷内文件材料应按序逐页编制页码，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置，空白页无需编码；汇编成册有页码并与拟编制页码相同的文件材料，可以使用原页码。

6.编目：借助档案管理系统，按照归档文件顺序逐件编制卷内文件目录，做到准确、详细，便于检索。目录由顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目组成，对于不详的著录项，需经过考证后著录。

7.编号：按照分类方案和排列顺序编写档号，档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

8.拟写标题：案卷标题应简明确切，遵循“责任者+问题+文种”结构要求，一般不超过50个字，由立卷人初步拟定，再经档案业务指导人员审核完善。

9.数字化处理：采用专用设备进行归档文件扫描，数字图像的分辨率一般不小于200DPI ,做到图像扫描完整、字迹清晰、不漏扫不重扫，位置正而不偏，挂接准确无误，发现不符合图像质量要求时应进行重扫。

10.装订：做好装订前准备工作，去金属物、托裱破损文件、遵循“左对齐”“下对齐”原则整理纸张，采用“三点一线”法装订，做到不倒页、不漏页、不压字。

四、照片档案需采用原图归档并附照片说明，注明时间、地点、人物、事由、背景、拍摄者等要素。

五、OA电子公文及有电子文本的归档材料，应齐全、完整的收集，确保电子档案的真实性、可靠性、完整性、可用性；电子文件应以通用格式形成、收集、归档，或在归档前转换成通用格式，具备格式开放、可转换、易利用等性能。