为推动归档工作顺利开展，保证归档文件材料齐全、完整、准确、系统，学校实行文件材料形成部门预立卷制度。

一、立卷部门兼职档案员负责预立卷工作，开展归档文件材料的收集、整理和预归档。

二、预立卷工作原则：遵照文件材料之间的自然形成规律，保持文件材料内在有机联系，区别其保存价值、分类组卷。

三、兼职档案员根据本部门工作职能和年度任务，结合归档范围编制文件材料预立卷类目表，已编制的预立卷类目在工作过程中可依据实际情况进行动态补充调整。

四、文件材料的形成应确保完整、准确、系统、规范。

1.完整：是指每一份文件材料具有或保持着应有的各个部分，没有缺少或损坏，每一事项的整个过程所形成的文件材料齐全无缺；有附件的，附件应收集齐全；

2.准确：是指文件材料的内容应符合党的方针、政策和上级的有关规定；符合事实；符合文件制作技术要求；文件信息不能虚假伪造；

3.系统：是指一项工作、一项工程或一次会议等所形成的文件集合，应完整有序，能有条理、有组织地自成一整体，充分反映其事项的全貌；

4.规范：是指归档的归档文件材料应做到纸张符合标准、页面完整整洁、字迹耐久清晰，落款盖章完整；

五、预立卷工作具体要求：

1.兼职档案员在年初根据立卷规定，预先拟制预立卷类目表，明确归档类目及各项条款；

2.每项工作按需设定一个或多个文件盒，并在背脊上标注类目号和类目名称，依次排列，以便随时归入办结完毕的文件材料，每归入一份文件，更新一次预立卷文件目录；

3.兼职档案员应注重平时积累，随办随归；多个科室的部门，兼职档案员要加强催收各科室的文件材料，确保办理完毕后及时移交并归入相应的预立卷盒，避免堆积大量文件一次性归入；

4.应对文件材料进行分类，对照保管期限表，区分保管期限，一卷内的文件保管期限一致；成套性的技术文件，以不破坏技术文件之间的有机联系为原则；

5.预立卷盒内文件材料摆放顺序应遵循归档组卷要求排列，做到有序可循，既方便日常查找利用，又为归档整理奠定基础；

6.科技档案的预立卷可以参考文书档案的编制方法，同时体现门类特点，做好阶段性材料的收集工作，注重保持文件成套性管理；

7.电子文件的预立卷工作与纸质文件保持协调统一。