档案规章制度

上海立信会计金融学院教学档案管理办法 (试行)

发布日期:2018-12-02 16:14:27   来源:档案馆   点击量:

教学档案管理工作是学校管理的重要组成部分,教学档案管理的质量是衡量学校教学管理水平的重要标志,也是反映学校教育发展与改革的历史进程的主要依据之一。为了做好我校教学档案的归档、检查、管理、评估等工作,特制定本办法:

第一条:教学档案是在教学过程中直接形成的,具有保存价值的教学文件总称。教学档案实行集中统一管理。

第二条:有关部门档案分管领导,负责统筹教学档案工作,兼职档案员,负责教学档案的收集、整理、立卷、归档工作。

第三条:凡是有教学档案的部门均适用本办法。

第四条:教学档案归档范围包括教学综合相关材料;学科、专业、课程建设相关材料;招生工作相关材料;学籍管理相关材料;课堂教学与教学实践相关材料;学位相关材料;毕业生相关材料以及教材相关材料。具体参见《上海立信会计金融学院各立卷归档部门归档范围及保管期限表》。

第五条:归档要求

1.凡需归档的教学文件材料,必须遵循教学文件材料的自然形成规律,保持归档材料之间的内在联系,根据便于保管和利用的原则进行系统整理。

2.凡需归档的教学文件材料,尽量采用原件,规格相对统一;一般用计算机打印,不能打印的则要求用碳素墨水或蓝黑墨水书写,字迹工整,图文清晰,并装订成册,以利长期保存。

3.卷内材料一律拆除金属物,对破损文件材料应进行修补。

第六条:收集、组卷

1.教学档案的收集

1)收集工作必须贯彻集中统一管理的原则,遵循教学档案的自然形成规律,按归档范围分类收集。

2)必须保证归档教学文件材料收集的完整性和准确性。

3)所收集的教学文件材料按各大类分别积累,进行预立卷,并按时间先后顺序排列。

2.教学档案的组卷

1)原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用,同一内容的文件材料数量较多时可分别组卷,案卷厚度一般不超过200页。

2)卷内文件材料按正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;批复在前,请示在后的顺序排列。

3.教学档案的保管和利用

1)教学档案必须由专人负责管理,不得丢失。

2)教学档案必须存放在安全可靠、防火、防盗、防霉、防潮的地点。

3)教学档案的利用按照校档案馆档案相关利用规定执行。

第七条:归档时间

(1)   学籍类档案归档时间为完成一个培养周期(即一届学生从入学到毕业)的当年12月底之前归档。

(2)   其他材料应在次年12月底之前归档。

第八条:归档移交

教学管理单位和二级学院需要向档案馆归档的教学档案,必须按照统一要求,由各单位兼职档案员负责收集、整理后移交校档案馆。移交时办理相应档案移交手续,编制移交目录,一式两份,经交接双方审查验收签字后各执一份备查。

第九条:本办法由档案馆负责解释。

第十条:本办法自发布之日起实行。

               

 2018年5月

            

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