档案规章制度

上海立信会计金融学院实物档案管理办法 (试行)

发布日期:2018-12-02 16:13:12   来源:档案馆   点击量:

为加强学校实物档案的管理,更有效地保护和利用实物档案资源,确保实物档案管理的科学化、规范化、标准化,根据《中华人民共和国档案法》、《上海市档案条例》、《高等学校档案管理办法》等相关精神,实物档案必须实行集中统一管理。结合本校实际,特制定实物档案管理办法。

第一条 实物档案是指以物质实体为载体,能够反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有形物品,实物档案是学校档案的重要组成部分。主要包括学校在各项活动中形成的具有保存价值的实物,可以归纳为荣誉类、捐赠类、纪念品类、牌匾类、印信类、其他类等。

第二条 实物档案是学校文书档案的重要补充,具有直观性、多样性、宣传性和艺术观赏性等特点,它直接反映了学校的发展和各方面工作取得的成绩,不仅具有较高的保存和利用价值,而且具有良好的社会教育功能。

第三条 校档案馆负责对本校各种具有档案价值的实物收集归档和统一管理。

第四条 实物档案的归档范围

(一)本单位(部门)集体或个人获得校级以上的各种奖状、奖杯、奖牌、奖章、奖旗、荣誉证书、光荣册等荣誉类实物。

(二)上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位(部门)的题词、锦旗、字画、工艺品等捐赠类实物。

(三)本单位(部门)举办或承办重大活动中形成的纪念杯、纪念章、纪念册、纪念邮票、首日封、徽章等纪念品类实物。

(四)本单位(部门)成立以来使用过的牌、匾等牌匾类实物。

(五)本单位(部门)已宣布废止的各种印章,包括钢印、铜印、胶印、木印及经公安机关审批后制作的印章等印信类实物。

(六)反映本单位(部门)不同发展阶段的物品和有收藏价值的设备设施及重要建筑物的模型等其他类实物。

(七)其他具有保存价值的实物。

第五条 实物档案的保管期限

  实物档案既能直观地反映历史,又相对比较珍贵稀少,故一般应作永久保管。

第六条 实物档案的归档要求

(一)应归档的实物自形成后的次年6月底前向校档案馆移交;由于特殊原因,确需在有关部门暂时保留的,应先将归档实物移交校档案馆拍照登记,再办理借用手续。

(二)归档的实物要保持整洁、无破损,任何部门和个人不得随意将实物档案损坏、私存或转送他人。

(三)归档的实物应当拍照归档,所拍照片纳入学校照片档案,两者之间要建立准确、可靠的标识关系。

(四)本单位(部门)对外交往中赠送给对方的重要实物,也应当拍照归档。

(五)所有实物档案归档时都应附说明。荣誉类实物应说明获奖单位、时间、名称及颁奖单位等;捐赠类实物应说明物品名称、接受时间、地点、赠送人等,如有需要还应注明赠送人的职务和单位;纪念品类实物应说明活动的名称、代表的意义等。牌匾类实物应说明牌匾的名称、代表的历史年代等;印章类实物应附印模,并注明起止时间;其他类应注明实物名称,产生时间等。

第七条 实物档案的归档方式和归档时间

实物档案由校档案馆负责收集归档和统一管理。采取定期归档和不定期归档两种方式。

定期归档要求各单位(部门)在实物档案获得或形成的次年6月底前向校档案馆移交;不定期归档是指各单位(部门)根据实际情况可以随时将实物档案向校档案馆移交。

第八条 实物档案的整理

(一)归档实物的分类:归档实物以件为单位进行整理(成套实物为一件),归档实物可按物品种类分为六大类,荣誉类、捐赠类、纪念品类、牌匾类、印信类、其他类。

(二)归档实物的排列:归档实物可按种类结合时间进行排列,也可按归档时间顺序排列。

(三)归档实物的编号:归档实物应按分类方案和排列顺序逐件编制档号,归档实物的档号格式一般为:全宗号-年度号-分类号-件号。

全宗号:是指一个独立机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。

年度号:是指实物获得或形成的年度。

分类号:不同种类的实物档案具有不同的代号,“SW”标识实物档案大类,在此基础上,SW1表示荣誉类,SW2表示捐赠类,SW3表示纪念品类,SW4表示牌匾类,SW5表示印信类,SW6表示其它类;如有需要每个小类的分类号可以继续延展。

件号:是按归档时间顺序产生的流水号。

(四)实物档案目录的编制:归档实物应按分类方案和档号顺序编制实物档案目录,包括题名、类别、形成日期、来源、互见号、备注等项目。实物档案目录应装订成册并编制封面,封面设置全宗名称、实物类别等项目;实物档案目录及封面用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。

(五)实物档案归档标签:每一件实物档案都要有一张归档标签,归档标签揭示该实物档案的基本信息,如下所示:

 

上海立信会计金融学院实物档案归档标签

档号

 

载体形式

 

归档单位

 

授予者或

捐赠者

 

获得时间

 

规格

 

保管期限

 

存放地点

 

题名

(内容简介)

 

 

在不影响实物品像的合适位置粘贴归档标签,一般贴在实物档案背面的右上角或底座等(以不影响对实物的观瞻为宜)。

第九条 实物档案的保管

(一)实物档案应入专柜保管,选择重要的或是近期获得的实物档案在玻璃展示柜中陈列,其他实物档案入柜保管

(二)存放实物档案的库房和橱柜应保持整洁,定期除尘,避免实物档案褪色。

(三)易虫蛀、易锈蚀的实物档案要做好防虫、防锈蚀的技术保护,确保实物档案完好无损。

(四)需要在本单位(部门)公共场所(会议室、大厅)展挂或摆放的大件实物,可保持原位不动,但必须拍照登记,并张贴实物档案归档标签,所拍照片入展示柜展出。

第十条 实物档案的利用

(一)利用实物档案必须严格履行借阅登记手续。

(二)因举办展览等确实需要使用实物档案原件,须办理重要档案借用审批手续。

(三)珍贵的或不易搬动的实物档案,提供实物档案照片使用。

第十一条 实物档案的移交

(一)上一年度实物档案整理完毕后,应在次年6月底前向档案馆完成移交。

(二)实物档案移交时,交接双方应办理移交手续,移交目录一式两份。

第十二条 本办法由档案馆负责解释。

第十三条 本办法自发布之日起生效。

 

 

2018521

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