档案规章制度

上海立信会计金融学院办公自动化系统电子文件归档办法(试行)

发布日期:2018-12-02 16:08:26   来源:档案馆   点击量:

为了确保学校办公自动化系统(以下简称“OA系统”)中形成的电子文件归档工作顺利开展,有效的保管好、存储好、利用好OA系统电子文件,充分发挥OA系统电子文件的价值,依据《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894)、《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局令第6号)等文件精神,并结合学校实际情况,制定本办法。

第一章 总则

第一条   本办法所称的电子文件是指经过学校OA系统办理后形成的具有规范格式的公文电子数据以及其他具有保存价值的电子数据。OA系统中的电子文件是学校从事教学、科研、管理、服务社会等各项活动中产生的,对学校今后的发展具有重要的凭证和参考价值,必须集中统一管理。

第二条   各归档部门应做到管理规范、职责明确、分工合作,确保电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性。

第三条   OA系统电子文件实行主办部门归档制度。学校各部门档案工作分管领导对本部门OA系统电子文件负责,督促并指导本部门兼职档案员认真做好办公自动化电子文件的收集、整理和归档工作。

第四条   校档案馆负责对OA系统电子文件的归档开展培训和指导。指导兼职档案员做好OA系统电子文件的“双套制”管理工作,确保OA系统电子文件与纸质文件双轨并行。

第二章 归档职责

第五条   学校OA系统管理员负责定期将流转完毕的OA系统电子文件传输至档案管理系统,同时应确保传输的数据真实、完整、有效、无病毒。

第六条   各部门OA秘书负责保存本部门在OA系统办理的电子文件,确认电子文件无缺损、无遗漏;同时把打印后的OA系统电子文件纸质版移交给本部门兼职档案员统一管理。

第七条   各部门兼职档案员及时接收由OA秘书移交的OA系统电子文件的纸质版本,做好相应的预立卷工作,并在规定时间内及时向校档案馆移交OA系统电子文件档案实体,同时修改、完善由档案馆按照部门职能分发至档案管理系统各部门表单中OA系统电子文件的著录项,使OA系统电子文件的归档标准、规范。

第八条   校档案馆有关人员定期将OA系统管理员传输至档案管理系统的OA系统电子文件按照职能分发至各归档部门。待兼职档案员完成OA系统电子文件归档后,负责按照档案归档要求进行OA系统电子文件纸质版本的归档检查和验收工作,同时对兼职档案员修改、补充后的OA系统电子文件在线归档的各著录项进行审核、校对。校档案系统管理员负责采取权限控制、定期备份等安全保密措施,确保归档电子文件的信息安全。

第三章 归档范围与流程

第九条   OA系统电子文件实行“双套制”的归档模式,即将办结完毕的OA系统电子文件制成纸质文件,与原OA系统电子文件一同归档。

第十条   归档范围:学校经OA系统流转的需要归档的电子文件主要包括收文、发文、内部请示、会议材料(包括党委会、校长办公会、党务工作例会、行政工作例会等)、信访材料、合同相关材料等六大类材料及相应元数据。

第十一条   收文的归档。党委办公室、校长办公室相关人员负责将收到的经OA系统流转的文件原件及处理单一并移交档案馆。档案馆工作人员根据归档范围将需要归档的收文分发到相关归档部门,由归档部门按照要求完成“双套制”归档;不需要归档的收文,由档案馆做资料保存。

第十二条   发文(主要指校级)由主办部门负责归档。党委办公室、校长办公室相关人员负责打印办结完毕的发文,包括发文单、附件、正文,加盖学校公章后按照职能分发至相关主办部门,主办部门按照归档要求完成“双套制”归档。若有部门发文经OA系统办理,归档参照校级发文执行。

第十三条   内部请示的归档根据有无主办部门分为主办部门归档和呈文部门归档。有主办部门的内部请示由主办部门归档,主办部门负责打印内部请示纸质版,包括正文、审核记录及意见、发文单、附件(附件有原件的必须归原件),加盖主办部门公章后,按照要求完成双套制归档;无主办部门的请示由呈文部门归档,呈文部门负责打印内部请示纸质版,包括正文、发文单、附件(附件有原件的必须归原件),呈文部门在正文及内部请示处理单加盖部门公章后,按照要求完成“双套制”归档。

第十四条   会议材料由党委办公室、校长办公室负责归档。由党委办公室、校长办公室相关人员打印会议材料,包括会议议题汇总表、会议材料、会议纪要、抄告等,并加盖公章交给部门兼职档案员完成“双套制”归档。

第十五条   信访相关材料由信访工作办公室负责归档。信访工作办公室相关人员负责打印信访相关材料,包括信访处理单、处理意见、附件等,并加盖公章,交部门兼职档案员完成“双套制”归档。

第十六条   合同相关材料由发展规划处、基建处负责归档。经济合同由发展规划处负责归档,基建合同由基建处负责归档。部门相关人员负责打印合同相关材料并加盖公章交部门兼职档案员完成“双套制”归档。

第四章 归档要求

第十七条   OA系统电子文件的保管期限参照各立卷部门归档范围及保管期限(试用)执行。OA系统电子文件的背景数据和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。

第十八条   OA系统电子文件按照“年度问题”的分类方案归入相应的部门档案表,其档号的编制与该部门其他档案的编制方法相同,档号由全宗号、年度号、分类号、案卷号四个部分组成,中间用“”连接,OA系统电子文件的纸质版本的档号与其电子版本保持一致。

第十九条   OA系统电子文件的组卷与其纸质版本保持一致,遵循保持文件之间有机联系的原则,按照事由组卷。

第二十条   OA系统电子文件的纸质版本按照目录、公文发文单、审核记录及意见、文件正文、附件依次装订。装订时,正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发件在前,被转发件在后;中文本在前,外文本在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。采取三孔一线的方式装订。

第二十一条   OA系统管理员在当年寒假前将本年度已经结束流转的电子文件从办公自动化系统传输至档案管理系统,校档案馆在次年3月底前把电子文件分发至各部门档案表,各部门兼职档案员在次年6月底前完成OA系统电子文件的网络归档并将相应的OA系统电子文件纸质版本向档案馆移交。

第二十二条   校档案馆按有关规定对归档的OA系统电子文件及其纸质版本进行检查。凡不符合要求的档案暂不接收,立卷部门应在双方协定的时间内加以修改后再归档。各部门向档案馆移交纸质公文时须打印移交目录,双方根据目录点交,点交无误后签字盖章。移交目录一式两份,双方各执一份。

第五章 附则

第二十三条   本办法未尽事宜,参照国家有关电子文件的标准和规定执行。

第二十四条   本办法由档案馆负责解释。

第二十五条   本办法自发布之日起实行。

 

                                              2018年5月

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