档案规章制度

上海立信会计金融学院档案利用制度(试用)

发布日期:2017-07-10 21:44:44   来源:档案馆   点击量:
 

  根据国家《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《上海市档案条例》等有关政策法规,特制定我校档案利用制度如下:

  一、本单位各归档部门需要查阅本部门所归档案,应该由兼职档案员负责办理并进行登记;查阅非本部门所归档案,必须征得归档部门或档案馆负责人同意,并在该部门兼职档案员的陪同下办理相关登记手续。

  二、外单位查阅利用档案,须持单位正式介绍信及经办人有效身份证件,经归档部门或档案部门负责人批准后,档案馆方可提供利用。

  三、校友查阅利用档案,需提供个人有效证件或学历证明;委托他人查询的,须有当事人、委托人的双方有效证件和委托人的委托书,档案馆方可接待利用。

  四、港澳和台湾同胞、外国机关或个人要求利用学校档案,须经市主管部门的介绍和同意,并征得学校档案工作分管领导同意。

  五、向学校档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人,对该部分档案享有优先利用权。

  六、查阅档案一般在阅档室进行,如需摘抄的,摘录档案应原文照录,不得加注个人意见,并应注明档号,摘录人姓名和摘录日期,经档案人员复核并盖章;如需复制的,在内容允许的前提下,由档案人员复制或监督复制,盖有档案部门印章的复制件,具有与原件同等效力。

  七、一般情况下档案不得外借,只限在档案馆阅览室内查阅;如特殊情况需外借,须经归档部门或档案馆负责人批准;跨校区外借档案原件、本校区外借重要档案原件需经相关校领导批准;借阅档案时间一般不超过两周,如需继续使用应办理续借手续,档案外借期间不得转借,应妥善保管,自觉保护档案安全。

  八、凡查阅利用档案的,应予以保密承诺。在阅览档案过程中,不得有污损、拆卷、抽页、涂改、剪裁、圈划、眉批等损坏行为;不得擅自复制、摘抄或将档案带出阅档室;不得出版、公布、泄露未开放的档案及有关的内容;一旦发现上述情况,按档案法规有关规定严肃追查、处理。

  九、重要珍贵历史档案一般不提供原件利用,只提供备件及复制件,如有特殊需要使用原件的,应经相关校领导批准。

  十、档案利用结束后,填写《档案利用登记表》留档案部门存查;档案馆每一年对档案利用情况进行一次统计分析。

  十一、借出档案归还时,借还双方应当面检查核对档案无缺损后,方可办理归还注销手续。

  十二、凡外出工作和调离学校的工作人员,外出和调离前须归还所借档案,否则不予办理有关手续。

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