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关于做好疫情防控文件材料收集归档工作的通知

发布日期:2020-03-05 14:35:31   来源:档案馆   点击量:

各单位(部门):

新冠肺炎疫情防控(以下简称“疫情防控”)工作中形成的各类文字、照片、录音、录像、电子文件和实物等材料是学校实施疫情防控工作的真实记录,也是学校档案资源的重要组成部分,对当前和今后的各项工作具有重要的凭证依据作用和查考利用价值。根据《上海市新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控工作领导小组关于开展文件材料收集归档工作的通知》、《上海市档案局关于转发<国家档案局关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知>的通知》等相关文件精神,为确保疫情防控档案的齐全、完整、准确、系统、安全,现就学校疫情防控工作档案收集归档工作通知如下:

一、总体要求

认真贯彻落实疫情防控相关精神和部署,主动承担任务,积极履职尽责,做好疫情防控工作建档等各项工作,增强档案部门服务中心工作的能力。各单位要在不影响疫情防控工作的前提下,本着对人民负责、对历史负责、对学校负责的态度,围绕中心、服务大局,积极主动做好疫情防控文件材料日常收集、整理、归档工作。

二、归档范围

 新型冠状病毒肺炎疫情防控档案的归档范围主要包括以下内容:

1.学校关于疫情防控工作的重大决策部署、规定、办法、意见、通知、通报、公告、信息、专报、简报、快报等文件材料; 

2.上级有关主管部门下发的关于做好疫情防控工作的部署、规定、重要批示、指示、通知、通报等文件材料;

3.上级部门及有关领导督导检查我校疫情防控工作的相关文件材料;

4.学校及各单位建立疫情防控工作机构、协调机制、制度规定等文件材料;

5.学校召开疫情防控工作会议的会议记录、纪要、决定、领导讲话等文件材料;

6.学校及各单位关于疫情防控工作的计划总结、大事记、实施方案、应急预案、防控措施、形势研判、动态数据、统计报表、请示、报告、批示 、批复、函和复函等文件材料

7. 各单位关于疫情防控过程中各类宣传、表彰材料及由宣传部门、社团联、志愿者制作的宣传片等音视频资料及校外媒体相关报道;

8.接受社会救助、捐赠及相关资金、物资调拨、分配和使用形成的文件材料;

9.在疫情防控工作中涌现的先进典型事迹及志愿者相关表彰材料;对疫情防控不力、工作严重失误等的处罚材料;

10.在疫情防控和维护学校正常秩序过程中形成的校园治安综合治理、打击违法犯罪活动、处理防疫期间违反校纪校规防疫工作相关

规定等工作中形成的文件材料; 

11.做好疫情防控工作相关物资保障、生产和生活保障等后勤保障工作形成的文件材料;

12.有关单位对留校师生员工、对师生员工返校疫情防控工作相关工作文件材料;

13.有关单位在做好疫情防控工作相关的线上线下教学安排工作形成的文件材料;

14.有关单位反映对出入学校校门,出入学校宿舍、食堂、办公场所等进行卫生检疫和管控形成的文件材料;

15.各单位疫情防控志愿者组织及成员名单、师生在疫情防控过程中主动参加志愿服务形成的文件材料; 

16.其他与疫情防控工作有关的具有保存价值的文件材料。

三、归档要求

1.各单位要把档案工作纳入疫情防控工作的主体部署,同步谋划、协调推进,指定专人负责,注重疫情防控文件材料源头管理和集中收集;把有关文件材料的收集归档工作作为疫情防控工作的重要组成部分,确保建档立档工作与疫情防控工作同步开展;

2.档案馆将加强对疫情防控文件材料收集工作的指导,灵活采用电话、微信、校园网等适宜方式,对疫情防控材料收集归档工作的业务指导,做到提前介入、全程跟踪,确保疫情防控档案应收尽收、应归尽归,确保文件收集、建档管理、移交进馆等工作顺利进行;

3.建立新冠肺炎疫情防控专题档案,按照“谁主管、谁负责”、”谁形成、谁整理”的原则,以疫情防控领导小组为主,其他各部门配合,共同做好有关疫情防控工作中形成的、有保存价值的各类文件材料的收集、整理、归档工作;

4.开展全方位档案收集,一是全过程收集,防疫档案收集应当贯穿疫情防控工作整个流程;二是广渠道收集,除常规渠道外,注重征集一手材料;三是多类型收集,除传统档案外,重视照片、音频、视频、电子文件、实物档案、网站网页、社交媒体等收集。

5. 移交归档的文件材料应做到形式齐全完整,内容真实可靠,稿本、印章、签署等清晰有效,载体和书本材料、装订方式符合档案长久保存的要求,电子文件与纸质文件双套归档。

四、归档时间

在新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控工作宣告彻底结束后,学校疫情防控工作领导小组撤销后一个月内,各相关单位应按要求及时完成疫情防控文件材料向档案馆移交归档工作。

在开展疫情防控档案收集工作中如有问题,请及时与档案馆业务指导人员联系。

                                                                                                    

                                                                二〇二〇年三月五日

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